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Les soirées de remise de diplômes existent depuis de nombreuses années dans les pays anglophones notamment. Ces soirées, qui permettent aux étudiants de célébrer l’obtention de leurs diplômes ainsi que la fin de leur année, tendent à se démocratiser en France. En effet, ces soirées sont de plus en plus populaires, particulièrement au sein des grandes écoles. Elles permettent aux étudiants de se retrouver et de fêter la fin de leurs études tous ensemble. Voici quelques idées simples pour organiser une soirée de remise de diplômes réussie.
Pour organiser cette soirée, il va falloir faire appel aux étudiants de la promotion. Il faudra en désigner un ou deux qui se chargeront d’organiser et de répartir les tâches entre tous les volontaires. Les organisateurs en chef, ainsi désigné, se chargeront de résoudre les problèmes d’organisation, de faire le lien entre les étudiants et l’établissement, et ils assureront la cohésion au sein du groupe. Les étudiants devront travailler en équipe afin de mener à bien l’organisation de cette soirée.
S’il y a un comité des fêtes qui existe dans l’établissement, le mieux est de lui demander de l’aide. Il pourra en effet vous conseiller sur la façon d’organiser la soirée, sur le choix du traiteur ou encore sur le meilleur endroit pour organiser celle-ci. La première chose à faire est de choisir la date à laquelle aura lieu la soirée, il faudra ensuite trouver une salle et la réserver pour cette date. Ensuite, on fera des groupes, auxquels on assignera les différentes tâches. Par exemple, un groupe s’occupera de préparer et de distribuer les invitations, un autre s’occupera de la musique, un troisième de la décoration de la salle et enfin le dernier se chargera de la nourriture et des boissons.
Une fois que l’on sait où et quand se déroulera la fête, il est temps de lancer les invitations. Pour cela, on pourra réaliser des invitations en format papier ou bien encore utiliser les moyens modernes dont nous disposons. C’est-à-dire les réseaux sociaux, il suffira d’y créer un évènement et de demander aux étudiants intéressés de s’y inscrire. Cette solution vous permettra de gagner du temps.
Le groupe, qui sera en charge de l’animation, devra tout d’abord s’occuper de la location ou du prêt de la sono. Ensuite, on pourra faire appel à de jeunes talents pour s’occuper de la musique : DJ amateurs ou encore groupes de musiques de l’école.
Pour décorer la salle, on installera des guirlandes, des ballons, des lumières. Et pourquoi pas une grande banderole à l’entrée de la salle, sur laquelle figure : l’année et le nom de la promotion. Il faudra installer les tables et les chaises, en veillant à laisser suffisamment de place pour que les gens puissent circuler entre les tables, pour se rendre sur la piste de danse. Pour décorer les tables, on utilisera des nappes papier jetables, les nappes papier intissées sont idéales pour ce genre d’évènement. Puisqu’elles ressemblent beaucoup à des nappes en tissu, mais surtout elles sont très résistantes. Pour les serviettes papier, on pourra faire appel à uniqpaper pour faire imprimer des serviettes jetables personnalisées au nom de l’école et sur lesquelles figurent l’année de la promotion. Pensez également à faire le plein de verres et de vaisselle jetables. Ainsi que de sacs poubelles pour assurer le nettoyage de la salle après la soirée. Enfin, pour ajouter une touche de fraîcheur, on pourra disposer des fleurs au centre des tables.
Vous devrez choisir le menu du dîner : repas servi à l’assiette, buffet ou apéritif dînatoire. Il faudra connaître le nombre de participants, suffisamment à l’avance, afin de prévoir les quantités de nourriture à acheter ou à faire préparer par le traiteur. Pour les boissons, prévoyez différents types d’alcool, afin de plaire au plus grand nombre. Mais aussi des jus de fruits ainsi que de l’eau, pour ceux qui ne boivent pas d’alcool. Enfin, n’oubliez pas de désigner un Sam pour chaque petit groupe qui rentre en voiture, afin que tout le monde puisse rentrer chez lui en toute sécurité.
