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Vous avez prévu d’organiser une soirée dans le cadre de votre entreprise ? Que ce soit pour lancer un nouveau produit, fêter une nouvelle signature, accueillir de nouveaux collaborateurs ou encore célébrer la nouvelle année, les prétextes ne manquent pas pour se retrouver entre collègues le temps d’une soirée d’entreprise. Voici quelques conseils pour réussir l’organisation de ce type d’événement, quel qu’il soit.
Le lieu dépendra non seulement du nombre d’invités mais aussi du sujet de l’événement et de l’esprit de l’entreprise. Par exemple, si vous n’êtes pas nombreux, vous pouvez choisir d’organiser votre soirée d’entreprise au sein d’un hôtel particulier. Si vous êtes nombreux, vous pouvez privatiser un restaurant, par exemple. Pour une soirée d’entreprise originale, choisissez un cadre peu habituel comme un château, un musée ou un bar à karaoké. Si c’est l’été, un jardin peut également être une solution adaptée.
Le lieu dépendra aussi de l’orientation que vous souhaitez donner à votre soirée d’entreprise. S’il s’agit d’un événement formel (présentation des vœux pour la nouvelle année et des projets à venir, par exemple), choisissez un lieu propice à une organisation classique (un discours avec une projection suivi d’un cocktail). S’il s’agit d’une soirée plutôt orientée teambuilding, préférez un lieu où vous pourrez participer à des activités comme un escape game, un cours de cuisine ou un match sportif.
Organiser une soirée d’entreprise réussie ne se fait pas seul. Vous aurez besoin de faire appel à de multiples professionnels, vous devrez donc demander et signer un certain nombre de devis. Pour cette raison, organisez-vous très à l’avance.
Si vous souhaitez que l’on vous aide à organiser votre événement, vous pouvez faire appel à une agence événementielle. Grâce à leur expérience et leurs compétences dans l’événementiel, ces entreprises sont capables de trouver des idées originales et entièrement adaptées à l’occasion.
Si vous prévoyez des animations spécifiques comme un concert ou spectacle de danse, faites appel à des professionnels (artistes, compagnies…) pour assurer une animation mémorable tout au long de la soirée.
Aussi, si vous devez vous charger vous-même de la décoration et de l’équipement de la salle, n’hésitez pas à vous tourner vers des professionnels de la décoration, qui sauront vous diriger vers quelque chose qui mettra en valeur votre entreprise.
Ensuite, vous devrez sans doute aussi demander les services d’hôtes et hôtesses, qui se chargeront d’accueillir vos collaborateurs. Faites appel à des professionnels afin de donner la meilleure image possible de votre entreprise, surtout si vous invitez des potentiels investisseurs.
Pensez également aux moyens de transports pour vos collaborateurs. Se rendront-ils sur le lieu de la soirée par leurs propres moyens, ou bien faut-il mobiliser une compagnie de chauffeurs privés, par exemple ?
Enfin, vous avez certainement prévu un moment au cours de la soirée pour les rafraichissements. Que vous ayez pensé à un buffet, un cocktail ou un menu complet, vous devrez faire appel aux services d’un traiteur professionnel. Celui-ci sera capable de proposer quelque chose qui peut plaire à tous, avec par exemple des options végétariennes, vegan et sans gluten, mais aussi bien adapté à l’occasion et au thème de la soirée.
Pour que votre soirée d’entreprise soit mémorable, vous devrez également prévoir d’inclure de petits détails qui feront la différence, que ce soit dans la décoration ou dans le buffet. Par exemple, optez pour des serviettes en papier jetables personnalisées, par exemple avec une impression du logo de votre entreprise. Cela fera plus professionnel mais ce sera aussi un moyen de rappeler le contexte de la soirée à vos invités et éventuels partenaires et investisseurs. Sinon, vous pouvez choisir l’originalité et mettre à disposition de vos convives des serviettes en papier avec un slogan, une citation célèbre ou une phrase humoristique. Cela donnera plus de personnalité à votre entreprise et à l’événement et restera sans aucun doute dans les mémoires !
