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L’organisation d’un événement sportif nécessite beaucoup de rigueur, un sens des détails et la capacité à respecter un budget et des délais. Voici quelques conseils pour réussir votre projet d’événement sportif.
Avant d’entamer les démarches pour lancer votre événement, il faudra avant tout construire un projet qui tient la route. Identifiez le but recherché avec cet événement : donner plus de visibilité à votre club sportif, recruter de nouveaux adhérents, faire naître des partenariats… De cet objectif découlera la cible visée par l’événement : vos adhérents, de potentiels nouveaux adhérents, des professionnels du milieu, les collectivités… Pensez ensuite au financement de votre projet : allez-vous bénéficier du soutien de partenaires ou sponsors ? Enfin, le contenu de l’événement est également un point important : quelles activités allez-vous proposer ? Combien de temps durera l’événement ? Faut-il prévoir des rafraichissements ?
Une fois que vous avez en tête un projet solide, vous pourrez commencer les démarches administratives. Il est très important de penser d’abord à votre projet, car dans le cadre de n’importe quelle démarche, on vous demandera d’argumenter en faveur de votre événement. Vous devrez avoir une idée bien précise de ce que vous souhaitez faire, des objectifs que vous souhaitez atteindre (par exemple, un certain nombre de nouvelles signatures) et de ce que votre événement pourrait apporter, que ce soit à votre club, à vos partenaires ou à la ville.
D’abord, demandez à la mairie de votre ville l’autorisation d’organiser votre événement. Si vous avez besoin de louer un espace appartenant à la mairie comme une salle des fêtes ou un espace sportif, ce sera aussi le moment de faire votre demande. Si vous souhaitez obtenir un soutien financier de la part d’une entreprise, faites votre demande en premier lieu et insistez sur les retombées positives qu’aurait votre événement pour l’image de l’entreprise.
Ensuite, il peut être judicieux de souscrire à une assurance, au cas où il arriverait quelque chose durant l’événement. Aussi, pensez à recruter le personnel qui vous sera nécessaire lors de l’événement, comme des animateurs sportifs. Enfin, préparez soigneusement le jour J : élaboration du programme des activités, achat ou location de l’équipement nécessaire, commande des rafraichissements…
Pour que votre événement sportif reste dans les esprits, il faut non seulement que l’organisation soit parfaite, mais aussi qu’il fasse la différence grâce à de petits détails bien choisis. Par exemple, si vous avez prévu un pique-nique, un buffet ou un goûter, vous pouvez fournir aux participants des serviettes en papier jetables et personnalisées qui retiendront leur attention et éveilleront leur curiosité. Par exemple, faites imprimer sur vos serviettes jetables avec le logo de votre club sportif et/ou le logo de vos partenaires et sponsors, afin de gagner en visibilité. Ou bien faites imprimer la photo d’un(e) sportif(ve) célèbre dans votre discipline, que ce soit le football, le basketball ou la danse. Vous pouvez aussi choisir d’imprimer une citation célèbre de sportif ou une citation humoristique, qui auront l’avantage de traduire l’esprit de votre club et de le personnaliser aux yeux des potentiels nouveaux adhérents ou investisseurs. Or, c’est lorsqu’on comprend l’esprit d’un club et que l’on s’y identifie que l’on est plus à même de s’inscrire ou d’en parler autour de soi !
